Possono i datori di lavoro leggere i messaggi e-mail dei dipendenti?

Pensi di essere mai stato spiato dal tuo datore di lavoro? Non sei paranoico. Le aziende dei giorni nostri tengono costantemente sotto controllo i lavoratori, e questo è per lo più legale. La prima e probabilmente la domanda più frequente è se il datore di lavoro può leggere o meno i miei messaggi. Sì, in alcuni casi le aziende devono salvaguardare i dettagli riservati e bilanciare l'ambiente di lavoro. Ma ci sono dei limiti.

Comprendere le leggi sul monitoraggio dei dipendenti ti consentirà di far valere i tuoi diritti. Scopri cosa monitorano i datori di lavoro, come ti monitorano i dipartimenti delle risorse umane e se le e-mail sono segrete o meno. Scopri come proteggere le tue informazioni e quando esprimere la tua voce.

Al giorno d'oggi, non dovresti aspettarti che i messaggi di posta elettronica al lavoro rimangano privati. Anche i tribunali oggigiorno si schierano con i datori di lavoro per quanto riguarda la privacy della posta elettronica.

Con l’aiuto della tecnologia, i datori di lavoro possono virtualmente tenere traccia delle comunicazioni che i dipendenti effettuano al lavoro. Tuttavia, perché i datori di lavoro dovrebbero essere interessati alle cose che i dipendenti scrivono nelle loro e-mail? Uno dei motivi è che desiderano evitare la responsabilità legale. Nel caso in cui vengano citati in giudizio, i datori di lavoro devono consegnare le e-mail contenute nel documento elettronico.

I tribunali ritengono che i datori di lavoro siano liberi di leggere i messaggi di posta elettronica dei propri dipendenti purché abbiano una valida ragione aziendale per farlo.

Come lavoratori, tutti apprezziamo la nostra vita privata. Le aziende monitorano la posta elettronica dei propri dipendenti per aumentare l'efficienza del personale e ridurre l'esposizione ai debiti. Secondo i rapporti, i datori di lavoro in genere tengono traccia di oltre l’80% dei dati e delle comunicazioni dei dipendenti.

Perché le aziende rendono necessario il monitoraggio dei dipendenti? Monitorare l'attività di posta elettronica e Internet aiuta a segnalare il pericolo in anticipo. La seconda ragione è migliorare la produttività. Secondo le statistiche, i lavoratori hanno riferito di navigare su siti non legati al lavoro per più di 2 ore al giorno. Il monitoraggio è uno degli ottimi modi per controllare il tempo sprecato.

Infine, evitare controversie legali è un altro motivo importante. Il monitoraggio dei dipendenti fornisce le prove necessarie per difendere l'azienda in cause legali e conflitti. Ad esempio, se un membro del personale incolpa un manager di molestie, le e-mail possono essere utilizzate come prova o come smentita della denuncia.

Se utilizzi un telefono, un laptop o un'e-mail di lavoro, il tuo capo ha il diritto di osservarti. Monitoraggio dell'attività dei dipendenti per rilevare la condivisione non autorizzata di informazioni. Le violazioni dei dati o l’uso improprio dell’orario di lavoro sono comunemente consentiti.

Se ha luogo una causa da parte di un dipendente. Le aziende avranno l'opportunità di esaminare i registri delle comunicazioni dei dipendenti come prova. Tuttavia, ci sono dei limiti. I datori di lavoro non sono autorizzati a supervisionare i dipendenti in modo tale da violare la loro privacy o senza informarli preventivamente. Inoltre, non possono utilizzare i propri dispositivi o account personali senza autorizzazione.

App come TheOneSpy rendono il monitoraggio dei dipendenti di ogni azienda semplice e accessibile. TheOneSpy ha funzionalità come la visualizzazione dello schermo live, la registrazione dei tasti e l'app, oltre al blocco web. Pertanto, l’azienda è ora in grado di utilizzare il monitoraggio dei dipendenti.

Negli Stati Uniti, i datori di lavoro creano una politica che stabilisce che possono controllare le e-mail di lavoro durante l’orario di lavoro. Tutti i messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti sull'e-mail sono accessibili ai datori di lavoro. Possono controllare con cosa stai comunicando e a che ora. Molte aziende oggigiorno utilizzano politiche di posta elettronica aziendali attraverso le quali possono rafforzare questi diritti. Le policy dicono ai dipendenti che le loro e-mail non sono private e che i loro messaggi vengono monitorati. Un paio di aziende richiedono inoltre che i dipendenti firmino moduli di consenso in cui dichiarano di essere consapevoli che le loro e-mail non sono private.

Di solito, i datori di lavoro non leggono tutte le e-mail. A volte può succedere quando catturano interesse per qualsiasi email; altrimenti non lo leggono perché è una gran seccatura. 

Anche le aziende che non dispongono di una politica di posta elettronica hanno il diritto legale di leggere i messaggi di posta elettronica dei propri dipendenti purché questi vengano inviati utilizzando la posta elettronica dell'azienda. I tribunali, tuttavia, tendono a decidere a favore dei datori di lavoro, se l’azienda ha una ragione sufficientemente forte per leggere le e-mail.

Tenendo da parte la questione della legalità, la maggior parte dei datori di lavoro ora, regolarmente, tiene traccia delle e-mail dei lavoratori. Alcuni software di posta elettronica salvano tutti i messaggi che li attraversano; alcuni creano una copia di backup delle nuove e-mail non appena vengono ricevute e alcuni datori di lavoro utilizzano persino un software chiamato key logger, che salva copie di messaggi e-mail anche in bozza che non vengono mai inviati.

Pertanto, sapendo tutto questo, come può un dipendente evitare problemi relativi alla posta elettronica sul posto di lavoro? Trattare il tuo computer di lavoro e il tuo account di posta elettronica come faresti con il tuo telefono aziendale è il miglior piano d'azione. Evita di utilizzare le tue email di lavoro per comunicare con amici e parenti. E non inviare messaggi scortesi o umoristici che feriscono i sentimenti di qualcuno. Gli altri sicuramente non la guarderanno allo stesso modo, motivo per cui bisogna stare attenti.

Non tutti possono visualizzare le tue email nello stesso modo in cui le visualizzi tu. Non inviare mai qualcosa che non vorresti fosse visto da un collega o dal tuo datore di lavoro.

Per mantenere la sicurezza delle aziende, il 78% dei datori di lavoro utilizza software di monitoraggio come TheOneSpy. Questa app ha la funzionalità per monitorare app, e-mail e chat, raccogliere il rapporto dell'intera giornata e inviarlo al datore di lavoro. Controllando il rapporto, il datore di lavoro può identificare come il personale utilizza l'orario di lavoro. Con TheOneSpy, i datori di lavoro possono monitorare le prestazioni lavorative del proprio personale senza violare la privacy dei dipendenti.

Come datore di lavoro, monitorare la comunicazione e l'utilizzo di Internet da parte dei tuoi dipendenti è molto importante per aumentare la produttività della tua organizzazione. Secondo le statistiche odierne, è alta la possibilità che il personale trascorra da 1 a 3 ore su Internet per scopi personali durante l'orario di lavoro, il che può contribuire alla perdita di alcuni guadagni. Come soluzione al problema, i datori di lavoro utilizzano tecnologie di monitoraggio dei dipendenti come TheOneSpy, che può tenere traccia dei siti Web visitati e delle applicazioni utilizzate.

In conclusione, il monitoraggio dei dipendenti con sistemi come TheOneSpy contribuisce alla creazione di un ambiente di lavoro più produttivo, tutela gli interessi dell'azienda e offre dati da utilizzare per assistere l'azienda nell'ottimizzazione dei processi. In altre parole, anche se si monitora la privacy dei dipendenti, se lo si utilizza, i risultati saranno vantaggiosi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

I datori di lavoro possono leggere legalmente le tue e-mail nella maggior parte dei casi; ci sono ragioni logiche per cui possono farlo. Aiuta a risolvere i problemi e migliora la produttività dei lavoratori. Ma un monitoraggio eccessivo può peggiorare le cose. Mantenere l'equilibrio. Non tenere sotto controllo il lavoro violando la privacy. Esegui il monitoraggio nel miglior modo possibile, ma non rivelare troppe informazioni private. Infine, è necessaria una piccola supervisione per garantire che tutti ne traggano beneficio. Se sei un datore di lavoro alla ricerca di un software di monitoraggio, non perdere l'occasione di provare il software di monitoraggio dei dipendenti TheOneSpy.